Avancer des frais pour un client : comment se faire rembourser correctement ?
Dans le cadre de leur activité, de nombreux professionnels se retrouvent dans la situation où ils doivent avancer des frais pour le compte de leurs clients. Il devient alors essentiel de comprendre comment récupérer ces sommes sans alourdir inutilement leur chiffre d’affaires, ni s’exposer à des erreurs comptables ou fiscales. Deux notions clés entrent en jeu : les débours et le remboursement de frais. Bien les distinguer est crucial pour respecter les obligations légales.
L’avance de frais : de quoi s’agit-il ?
Lorsque vous engagez des dépenses pour un client – qu’il s’agisse de fournitures, de frais postaux, de copies ou encore d’hébergement ou de transport – il vous faudra en récupérer le montant. Or, selon la manière dont vous procédez, ces remboursements peuvent (ou non) affecter votre chiffre d’affaires, et par conséquent, votre imposition et vos charges sociales.
Débours et frais refacturés : deux mécanismes bien distincts
Deux options s’offrent à vous pour refacturer les sommes avancées : le système des débours, ou celui du remboursement de frais. Le choix de l’un ou de l’autre dépend de la nature des dépenses engagées et du cadre dans lequel elles sont réalisées.
Les débours
Les débours correspondent à des achats effectués pour le compte d’un client, mais dont la facture est directement établie au nom du client. Vous avancez le règlement, mais c’est votre client qui bénéficie des droits associés : récupération de la TVA, service après-vente, garanties, etc.
Aucun bénéfice ne doit être réalisé sur cette opération. Les débours sont refacturés à l’euro près, sans marge.
Ce dispositif est courant dans les métiers du droit, du conseil ou encore dans certaines professions libérales. Pour encadrer cette pratique, il est recommandé de faire signer une convention d’avance pour débours.
Si vous intégrez les frais dans le prix de vente, vous augmentez votre chiffre d’affaires. Cela peut justifier d’appliquer une marge pour couvrir les charges fiscales et sociales.
Le remboursement de frais
Autre méthode : les dépenses sont réglées en votre nom, puis refacturées au client. Elles entrent alors pleinement dans votre chiffre d’affaires et doivent être soumises à la TVA si vous y êtes assujetti.
Les types de frais concernés sont généralement :
- les déplacements professionnels,
- les hébergements,
- les repas.
Cette méthode est la plus couramment utilisée, mais elle implique une gestion comptable différente et une incidence sur la fiscalité de votre entreprise.
Comparaison synthétique : débours vs frais remboursés
| Critère | Débours | Frais remboursés |
|---|---|---|
| Facture au nom de | Client | Vous |
| Apparition au CA | Non | Oui |
| TVA récupérable par | Client | Vous |
| Refacturation | À l’euro près | Possible marge |
| Comptabilisation | Compte de tiers (467) | Charge (classe 6) |
Comment bien gérer les débours ?
Pour rester en règle et éviter toute contestation de la part de l’administration ou du client, suivez ces étapes :
- Demandez un accord écrit préalable, mentionnant précisément les dépenses à engager et leur remboursement.
- Indiquez distinctement les débours sur votre facture, en précisant qu’il s’agit de montants avancés pour le compte du client.
- Joignez tous les justificatifs (factures, tickets) à votre facture client.
- Conservez une copie de ces documents ainsi qu’une preuve du remboursement exact.
Cas particulier : les auto-entrepreneurs
Le remboursement de frais est particulièrement délicat sous le régime de la micro-entreprise. En l’absence de possibilité de déduction des charges, tous les montants refacturés – y compris ceux correspondant à des frais avancés – s’intègrent dans le chiffre d’affaires.
Conséquences :
- Si l’auto-entrepreneur paie TTC, le client ne pourra pas récupérer la TVA.
- Le remboursement de frais augmente le CA, donc les cotisations sociales et fiscales.
- L’application d’une marge pour compenser ces coûts pénalise le client.
Conseil : Il est préférable, dans la mesure du possible, de demander au client d’effectuer directement les achats nécessaires pour éviter d’alourdir votre CA et de générer des charges supplémentaires.
En résumé
Pour éviter de supporter des charges sur des dépenses qui ne génèrent aucun profit, privilégiez le mécanisme des débours lorsqu’il est applicable. À défaut, veillez à refacturer les frais de manière transparente et justifiée, en tenant compte de leur impact fiscal et comptable.
Il reste des zones d’ombre ?