Frais de débours : de quoi parle-t-on vraiment ?
Quand on se lance en tant que micro-entrepreneur, il n’est pas rare de se retrouver face à des notions un peu floues : frais professionnels, notes de frais, TVA… Parmi elles, les frais de débours sont souvent méconnus, et pourtant très utiles !
Les frais de débours, c’est quoi ?
Il s’agit de sommes que vous avancez pour votre client, dans le cadre de votre mission, mais qui ne relèvent pas directement de votre activité. Par exemple :
- l’achat de matériaux pour un projet spécifique,
- les frais de port pour envoyer un produit,
- ou encore des billets de train pour un déplacement lié à une prestation.
Ce qu’il faut bien comprendre, c’est que ces frais ne vous appartiennent pas. Ils sont remboursés à l’euro près par le client, et n’entrent donc pas dans votre chiffre d’affaires.
Quels avantages pour vous ?
- Pas de TVA sur ces sommes.
- Pas d’impôts ni de cotisations sociales dessus non plus.
- Une meilleure lisibilité pour le client, qui voit ce qui relève de votre service et ce qui correspond à des dépenses annexes.
- Et surtout : vous évitez d’impacter votre trésorerie inutilement.
Mais attention : il y a des règles à suivre.
Pour que les frais de débours soient reconnus légalement :
- Obtenez l’accord du client à l’avance, sur la nature et le montant des dépenses.
- Les achats doivent être faits au nom du client (et non au vôtre).
- Conservez tous les justificatifs, avec le nom et l’adresse du client bien visibles.
- Sur votre facture, ajoutez une ligne distincte avec une mention du type : « Frais avancés pour le compte de [Nom du client] – justificatif joint ».
Le montant figurant sur votre facture doit correspondre exactement à celui du justificatif. Pas un centime de plus.
En résumé : bien gérés, les frais de débours sont un excellent moyen d’optimiser votre activité tout en gardant une comptabilité claire.
Etant micro-entrepreneuse à ce jour, je les intègre à mon fonctionnement lorsque j’avance des frais pour mes clients !
Je reviendrai, dans un prochain article, sur la différence entre débours et remboursements de frais qui sont deux notions bien distinctes.
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