Vous rêvez de vous simplifier la vie ? De gagner en efficacité ? Voici un tour d’horizon des 18 outils qui vous aideront à mieux gérer votre activité professionnelle (mais pas que !) et retrouver le sourire !

Les applications de messagerie instantanée

Au quotidien, vous êtes en contact avec vos partenaires/clients et pour cette raison vous avez besoin d’outils efficaces pour échanger avec eux. Passons-les en revue.

• Slack : Il s’agit d’une solution cloud gratuite adaptée aux entreprises et disponible sur iOS et Android. Elle intègre des outils tiers via des extensions « add-in » qui facilitent les discussions en temps réel et organisent les fils de conversation par sujets. Bien que les données soient chiffrées, le chiffrement n’est pas de bout en bout : Outils de gestion du travail et de productivité de l’IA | Slack
• WhatsApp : Compatible avec iOS et Android, c’est une application gratuite qui assure le chiffrement de bout en bout des messages et permet des discussions de groupe sécurisées (avec une fonctionnalité « Communauté » bien pratique pour faciliter l’organisation des discussions de groupe) : WhatsApp.
• Telegram : Il s’agit d’une application Cloud gratuite, disponible sur iOS et Android, qui offre un cryptage de bout en bout pour les messages. Elle permet l’échange illimité de photos et vidéos avec un espace de stockage dédié. Elle offre aussi des options de personnalisation pour l’affichage des conversations : Telegram Messenger.

Bon à savoir : Le chiffrement des messages de bout en bout est le procédé le plus sécurisé, car les données sont complètement cryptées et illisibles. Seules les personnes concernées par la communication peuvent lire le message.

 Les logiciels de visioconférence

• Zoom : Gratuit, limité à 40 minutes, 100 participants. Sécurité renforcée : appels cryptés, salles d’attente, mots de passe. Le plus : chat en direct, envoi de messages privés, utilisation d’émojis : Inscrivez-vous gratuitement | Zoom. 
• Microsoft Teams :  Gratuit, limité à 1 h, 250 participants. Intégré à Microsoft 365 (il faut un compte). Cryptage des messages. Synchronisation des données avec Outlook, partage de messages, pièces jointes : Télécharger les applications de bureau et mobiles Microsoft Teams | Microsoft Teams.
• Google Meet : Cet outil gratuit est limité à 1 heure et à 100 participants. Fonctions de sécurité : validation en 2 étapes, appels chiffrés, salles d’attente. Compatible avec tout navigateur : En savoir plus sur la nouvelle application Meet – Aide Google Meet.

Gérez votre emploi du temps comme un ( e ) ministre ( e )

Il existe des outils épatants qui vous aident à optimiser vos tâches et projets. Je vous les présente en détail.

Les outils de planification

• Trello : gratuit, tableau de bord type Kanban avec des colonnes “projets”. Pour planifier, hiérarchiser, automatiser les tâches, avec dead-lines, étiquettes. Calendrier partagé par les membres : Travaillez sur l’appareil et le navigateur de votre choix, où que vous soyez | Trello.
• Asana : gratuit jusqu’à 15 membres, tableau type Kanban, avec fonction Timeline. Interface intuitive : affichage en mode projet visuel, afin de voir les priorités et dates limites en un clin d’œil. Rapports de reporting : Gérez en ligne le travail, les projets et les tâches de votre équipe • Asana • Asana.
• Todoist : gratuit, immense to-do-list avec liste de tâches. Définition des priorités, partage des fichiers, synchronisation avec votre calendrier électronique. Fonctions de rappels et d’étiquettes payantes : Todoist | Une to do list pour organiser vie et travail.

  Les programmes de gestion du temps

• Toggl : gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Évaluation du temps passé sur les projets, mise en place de tâches et feuilles de temps. Accès via un navigateur, l’extension Chrome, l’appli mobile. Rappels automatiques intégrés : Toggl Track: Time Tracking Software for Any Workflow.
• Clockify : gratuit, nombre illimité d’utilisateurs. Accès via un navigateur. Suivi des présences, heures facturables, projets et horaires. Minuterie ou enregistrement manuel des heures. Édition de rapports de reporting : Clockify™ – Logiciel de suivi du temps gratuit.
• Timecamp : gratuit, nombre illimité d’utilisateurs. Contrôle automatisé ou manuel du temps de travail. Enregistrement des heures facturables, suivi des projets. Transmission de factures aux clients. Mesure de la productivité. Intégration de logiciels comme Asana : Suivi du temps gratuit ⏰ – Meilleur logiciel, application, outil et système de suivi du temps pour une productivité accrue 🚀.

Organisez vos documents mieux qu’un archiviste

L’organisation est essentielle pour éviter stress et perte de temps. C’est pour cela qu’il est important de connaitre et d’utiliser des outils adaptés. Je vous propose les outils suivants pour une organisation optimisée.

 Les solutions de stockage en ligne

• Google Drive : Système Cloud, sans limite de temps. Stockage gratuit jusqu’à 15 Go. Sauvegarde, partage de tout type de fichiers avec édition de documents, feuilles de calculs, formulaires. Accès depuis le navigateur, un PC ou l’appli mobile : Google Drive : partagez des fichiers en ligne à l’aide d’un stockage cloud sécurisé | Google Workspace.
• Dropbox :  Système Cloud gratuit jusqu’à 2 Go, indépendant de toute application, accessible par un navigateur. Stockage, et partage de tout type de fichiers. La synchronisation LAN améliore la vitesse de chargement des fichiers volumineux (musique, vidéos) : le site dropbox.com.
• Microsoft OneDrive : gratuit jusqu’à 5 Go si tu as un compte. Accès depuis les applis web, bureau, mobile. Stockage, gestion, de tout type de fichier. Intégré à Windows et Outlook : permet de joindre des fichiers à vos courriels. Classement automatique des photos et vidéos en rubriques selon les lieux et les dates : Espace de stockage en ligne personnel – Microsoft OneDrive.

 Les outils de traitement de texte

• Microsoft Word : Licence payante, incluse dans le Pack Office. Mise en forme et mise en page avancées, publipostage. Insertion de tableau, image, et graphique. Point faible : le travail collaboratif : Édition de documents en ligne gratuite avec Microsoft Word | Microsoft 365.
• Google Docs : issu de Google Drive, gratuit, idéal pour les pros. Partage collaboratif avec plusieurs niveaux d’accès.  Insertion d’images, tableaux et graphiques. Sauvegarde automatique. Option de mise en page peu avancée : Google Docs : éditeur de documents et de PDF en ligne | Google Workspace.
• LibreOffice Writer : gratuit, adapté aux professionnels. Mêmes fonctions que Word : édition, mise en forme, notes, publipostages. Compatible avec tout système d’exploitation. Pas de stockage sur le Cloud, ni de partage collaboratif : Découverte de LibreOffice Writer | Les Bases du numérique d’intérêt général.

A vous de construire votre boîte à outils virtuelle !