J’utilise cette plateforme de gestion financière depuis déjà quelques mois : recommandée par l’expert comptable de l’un de mes clients, elle est devenue un atout précieux qui m’a permis de simplifier et optimiser la gestion des finances de ce client. La transmission des éléments financiers au cabinet d’expertise comptable se trouve fluidifié.

1. Introduction à Dext

Dext permet d’automatiser la saisie et le traitement des factures et des notes de frais. Elle offre des fonctionnalités pratiques pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’efficacité administrative. Le logiciel utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les informations pertinentes des documents scannés ou photographiés (comme les factures ou les reçus) et les intégrer directement dans votre comptabilité.

2. Fonctionnalités principales de Dext

a) Scan et importation des documents

• Scanner les factures et reçus : Dext permet de scanner des documents papier ou de télécharger des fichiers numériques (PDF, images) depuis votre téléphone, votre ordinateur ou votre boîte e-mail.
• Prise de photo avec l’application mobile : Avec l’application mobile Dext (disponible sur Android et iOS), vous pouvez facilement prendre des photos de vos factures ou reçus, et le logiciel les traitera instantanément.
• Envoi par e-mail : Vous pouvez également envoyer des factures à une adresse e-mail spécifique de Dext pour qu’elles soient automatiquement traitées et intégrées.

b) Traitement des factures et notes de frais

• OCR (Reconnaissance de caractères) : Une fois un document importé, Dext utilise la technologie OCR pour extraire les données importantes, comme la date, le montant, la TVA, le nom du fournisseur, etc. Cela vous permet de ne pas avoir à saisir manuellement ces informations.
• Vérification des données extraites : Dext permet de vérifier si les données extraites sont correctes et vous permet de les modifier si nécessaire (par exemple, corriger un montant ou une catégorie de dépense).
• Catégorisation automatique : Dext peut aussi automatiser la catégorisation des transactions en fonction de la nature des dépenses. Par exemple, il peut automatiquement attribuer une facture à la catégorie « Fournitures » ou « Services », selon les données extraites.

c) Gestion des notes de frais

• Enregistrement facile des notes de frais : Si vous êtes un salarié ou un freelance qui doit suivre des dépenses professionnelles, vous pouvez enregistrer vos notes de frais simplement. Vous prenez une photo de la facture ou du reçu, et Dext l’associe à la bonne catégorie (transport, restauration, hébergement, etc.).
• Validation des dépenses : Dext offre également des fonctionnalités permettant aux responsables de valider ou approuver les notes de frais soumises, et de s’assurer qu’elles respectent les politiques internes.

d) Synchronisation avec votre comptabilité

• Intégration avec des logiciels comptables : Dext se connecte à des logiciels de comptabilité populaires (comme QuickBooks, Xero, Sage, Zoho Books et d’autres), facilitant ainsi la gestion des finances de votre entreprise. Les données extraites sont directement synchronisées dans votre logiciel comptable pour éviter la double saisie.
• Exportation de données : Si vous utilisez un autre système, vous pouvez exporter les données sous différents formats (comme CSV ou Excel), et les intégrer manuellement dans votre logiciel de comptabilité.

e) Suivi de la TVA

• Calcul automatique de la TVA : Dext vous permet de suivre facilement la TVA collectée et payée sur vos factures et notes de frais. Il calcule la TVA à partir des montants extraits des documents, ce qui vous permet de rester à jour pour vos déclarations fiscales.
• Rapports sur la TVA : Le logiciel génère des rapports détaillés sur la TVA, vous permettant de vérifier si la TVA est correctement appliquée et facilitant la préparation des déclarations fiscales.

f) Gestion des abonnements et des paiements récurrents

• Suivi des paiements récurrents : Dext permet également de suivre les abonnements ou paiements récurrents, comme ceux des services SaaS¹, des factures mensuelles ou des abonnements aux fournisseurs. Vous pouvez configurer des alertes pour ne jamais oublier de payer une facture à temps.

g) Reporting et Analyses

• Rapports financiers : Dext génère des rapports financiers détaillés qui vous permettent de suivre vos dépenses et d’analyser vos finances. Cela peut inclure des rapports par catégorie de dépense, par fournisseur, ou même des rapports de TVA.
• Suivi de la trésorerie : Vous pouvez obtenir une vue d’ensemble de votre trésorerie pour avoir une idée claire de la santé financière de votre entreprise.

3. Comment utiliser Dext ?

Voici les étapes de base pour utiliser Dext dans votre gestion des factures et des notes de frais :

a) Créer un compte Dext

• Téléchargez l’application mobile sur le site Dext : Une compta automatisée, plus de temps et de sérénité | Dext.
• Créez un compte en fournissant des informations sur votre entreprise.
• Vous pouvez choisir entre différentes formules en fonction de vos besoins (version pour indépendants, petites entreprises, etc.).

b) Ajouter vos documents

• Prenez en photo vos factures ou reçus à l’aide de l’application mobile, ou téléchargez les fichiers depuis votre ordinateur ou e-mail.
• Les documents sont automatiquement traités par Dext, et les données sont extraites via OCR.

c) Vérification et ajustement des informations

• Vérifiez que les informations extraites sont correctes et ajustez-les si nécessaire. Par exemple, vous pouvez ajouter des tags, changer des montants, ou modifier la catégorie des dépenses.

d) Catégoriser les transactions

• Dext peut automatiquement attribuer des catégories à vos transactions, mais vous pouvez aussi le faire manuellement si vous préférez.

e) Exporter vers votre logiciel comptable

• Une fois les informations traitées et vérifiées, vous pouvez exporter les données vers votre logiciel comptable préféré ou les garder dans Dext pour les rapports financiers.

4. Avantages de Dext

• Gain de temps : Le processus de traitement des factures est automatisé grâce à l’OCR, ce qui vous fait gagner un temps précieux.
• Réduction des erreurs : Dext minimise les erreurs humaines liées à la saisie manuelle des données.
• Suivi simplifié des dépenses et de la TVA : Vous avez une visibilité complète sur vos finances, et vous pouvez facilement suivre les paiements de TVA.
• Accessibilité : Dext est accessible à la fois sur mobile et sur ordinateur, ce qui vous permet de gérer vos factures à tout moment et de n’importe où.
• Intégration avec d’autres outils : Dext fonctionne avec de nombreux logiciels de comptabilité et d’autres outils de gestion.

5. Conclusion

Dext est un outil puissant et intuitif qui facilite la gestion des factures et des notes de frais pour les entrepreneurs et les petites entreprises. Grâce à son système de reconnaissance de caractères, il automatise une grande partie du processus administratif, réduisant ainsi le temps passé sur les tâches comptables. Si vous cherchez à simplifier et optimiser la gestion de vos finances, Dext peut vraiment être un atout précieux.

1. Le Software as a Service, également connu sous le nom de SaaS, est un service basé sur le cloud où, au lieu de télécharger un logiciel que votre PC de bureau ou votre réseau professionnel peut exécuter et mettre à jour, vous accédez à une application via un navigateur internet. ↩︎

NB : Je tiens à préciser que ma recommandation de la plateforme Dext est totalement désintéressée. Je n’en tire aucun bénéfice personnel, aucune commission, et il n’y a aucun gain pour moi à en parler. 😉 Ma démarche est simplement motivée par le fait que je considère Dext comme un outil précieux et particulièrement efficace. 👌