Dans le mot « secrétaire », il y a les termes « secret » et « taire », deux éléments qui, ensemble, évoquent l’essence même de ce métier. En effet, le rôle d’assistant(e) dépasse largement celui de simple gestion administrative ou organisationnelle : la discrétion et le respect de la confidentialité sont essentiels dans cette profession.¹

La devise de l’assistant(e) pourrait être : « tout voir, tout entendre et ne rien dire ». La confidentialité est une obligation légale tant pour les salariés que les non salariés, mais pour celles et ceux qui exercent cette profession, elle devient bien plus qu’un devoir : elle constitue le cœur même de leur fonction. Chaque jour, l’assistant(e) manipule des informations sensibles, des documents confidentiels, parfois même des données stratégiques ou personnelles, et doit être un rempart solide contre toute fuite d’informations.

Il est évident que la plupart des assistant(e)s sont pleinement conscient(e)s de l’importance cruciale de la discrétion dans leur travail. Mais la question mérite d’être posée : dans le tourbillon de la vie professionnelle, n’est-il pas possible qu’il arrive, parfois malgré tout, de laisser filer des informations, même anodines ? Je ne remets pas là en question le professionnalisme de chacun(e), mais il est important de souligner que des détails, qui à première vue peuvent paraître insignifiants, peuvent souvent en dire long lorsqu’ils sont entendus par une oreille indiscrète ou simplement curieuse.

En effet, dans le quotidien d’une entreprise, il suffit parfois d’un regard, d’une phrase mal interprétée ou d’un détail laissé à découvert pour qu’une information sensible soit transmise sans intention de la diffuser. Et même si l’on est sur ses gardes, il n’est pas toujours facile de tout maîtriser. C’est pourquoi il est important de mettre en place des règles simples, mais efficaces, qui permettent de protéger ces informations et de renforcer la confidentialité.

Par exemple, est-il arrivé que vous laissiez un visiteur seul dans votre bureau ? Il peut sembler anodin de partir chercher un café ou d’aller chercher un document, mais avez-vous pensé à ce que votre bureau pourrait révéler ? Un fichier sur votre écran d’ordinateur, des documents éparpillés sur votre bureau ou des affiches accrochées au mur peuvent divulguer des informations sensibles. Avant de partir, pensez à verrouiller votre ordinateur², à ranger vos documents… Si vous lisez un courriel confidentiel, ne l’ouvrez jamais à la taille totale de votre écran. De cette façon, vous pourrez rapidement cliquer sur l’écran derrière pour que la fenêtre disparaisse si besoin est.

En ce qui concerne les documents papiers, avez-vous pris l’habitude de fermer à clé les armoires ou les tiroirs lorsque vous vous absentez ? Si ce n’est pas déjà une routine, il est essentiel de veiller à la sécurité des informations contenues dans ces espaces.

Pour aller encore plus loin dans la protection de la confidentialité, j’adopte pour ma part un classement numérique pour gérer les dossiers de mes clients avec lesquels je collabore en distanciel : un simple numéro de dossier, plutôt qu’un nom visible, rendra l’information beaucoup plus discrète. Vous pouvez également envisager l’achat d’un destructeur de documents pour détruire tout papier confidentiel en fin de journée.

En tant qu’assistante indépendante, j’estime qu’il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité des données, car mes clients me confient des informations sensibles que je suis amenée à traiter dans mes locaux professionnels. Je suis donc responsable de leur protection. Voici quelques pratiques que je mets en place pour assurer la sécurité et la confidentialité précitées :

1. Utiliser des systèmes sécurisés
   Je veille à utiliser des outils et des logiciels fiables pour le stockage et le traitement des données. J’adopte des mots de passe complexes et des systèmes d’authentification à deux facteurs pour protéger l’accès à mes systèmes.
2. Effectuer des sauvegardes régulières
   J’effectue des sauvegardes régulières des informations de mes clients pour éviter toute perte en cas d’incident technique. Je stocke les sauvegardes dans des lieux sûrs (dans le cloud pour ma part).
3. Limiter l’accès aux données sensibles
   Je restreins l’accès aux informations confidentielles. J’utilise des permissions d’accès adaptées pour m’assurer que seules les personnes concernées peuvent consulter ou modifier les données.
4. Chiffrer les communications
   Lors de l’envoi d’informations sensibles à mes clients ou à d’autres parties, je veille à utiliser des méthodes de chiffrement pour protéger les données en transit (cela peut inclure des emails chiffrés ou l’utilisation de services de partage de fichiers sécurisés).
5. Sensibiliser à la sécurité des données
   J’insiste auprès de mes clients sur l’importance de la sécurité des données et leur rôle dans la protection de leurs informations. Je m’assure qu’ils comprennent les bonnes pratiques en matière de sécurité et je leur fournis des conseils sur la gestion des mots de passe et la sécurité des données.
6. Respecter les lois sur la confidentialité des données
   Je me suis familiarisée avec les réglementations locales, telles que le RGPD en Europe, concernant la protection des données personnelles. Je me suis assurée de respecter ces lois et d’adhérer aux exigences de sécurité des données.
7. Mettre à jour les systèmes et logiciels
   Je mets mes systèmes d’exploitation, logiciels et outils de sécurité à jour en installant les dernières versions et mises à jour. Ces mises à jour sont cruciales pour protéger les données contre les vulnérabilités existantes.
8. Installer des pare-feu et antivirus
   J’installe des pare-feu et des logiciels antivirus pour détecter et prévenir les menaces potentielles. Je m’assure que ces programmes soient régulièrement mis à jour pour garantir une protection optimale.
9. Détruire les données de manière sécurisée
   Lorsque je n’ai plus besoin des données d’un client pour lequel j’ai eu à travailler directement sur mon ordinateur, je m’assure de les éliminer de façon sécurisée. J’utilise des méthodes de suppression définitives (pour ma part, je procède à l’effacement au moyen d’un logiciel pour ce qui concerne les données informatiques³, et au déchiquetage en ce qui concerne les données papier). La plupart du temps, je privilégie néanmoins la connexion à distance⁴ sur l’ordinateur de mon client via mon ordinateur lorsque le télétravail est privilégié, ou l’utilisation d’un ordinateur mis à ma disposition par le client dans ses propres locaux).

Enfin, il est important de rappeler que la discrétion ne doit pas se limiter aux murs de votre entreprise, ou de l’entreprise de votre client. Elle doit s’étendre à tous les moments de votre journée, y compris dans des lieux publics comme l’ascenseur, ou même lorsque vous discutez avec vos proches en dehors du cadre professionnel. Une simple conversation avec un ami peut parfois devenir un lieu de divulgation involontaire si vous n’êtes pas vigilant(e).

En somme, être assistant(e), c’est avant tout savoir garder le silence là où les secrets doivent rester protégés. C’est un engagement constant à préserver la confidentialité des informations, car un détail, aussi minime soit-il, peut parfois en dire bien plus que ce qu’on imagine.

1. Le mot « secrétaire » provient du provençal « secretari » et de l’italien « segretario », dérivant du bas latin « secretarius », lui-même issu du latin « secretarium », qui signifie « lieu où conserver des secrets ». Ce terme désignait à l’origine une personne chargée de garder des informations confidentielles ou de participer à des conseils secrets. ↩︎
2. Pour verrouiller votre ordinateur : appuyez sur Ctrl + Alt + Suppr et sélectionnez « Verrouiller » ↩︎
3. Il existe bon nombre de logiciels d’effacement gratuits tels que MiniTool Partition Wizard ↩︎
4. J’ai l’habitude d’utiliser TeamViewer ou un VPN sécurisé pour mes connexions à distance ↩︎